V prvom diele nášho blogu Jednoduchý checklist pre úspešný event I. sme si postupne prešli tie najdôležitejšie body, na ktoré nesmiete zabudnúť. Ak ale chcete váš event priviesť k dokonalosti, budete potrebovať niečo viac. Preto sme sa rozhodli aj pre druhú časť, v ktorej vám prezradíme, čo navyše robievame v našej agentúre!

Usmievavé hostesky

Viacerí to možno považujú za sexistické a spájajú si hostesky skôr s motozrazom ako so serióznejším eventom. Je to však omyl. Zabezpečte pre váš event tím mladých ľudí, ktorý bude upravený a pozorný k vašim hosťom. Dbajte na vhodný odev a úpravu zovňajšku. Váš hostes tím musí pôsobiť profesionálne a nie nasilu vyzývavo.

Zoznam hostí a box na vizitky

Pri vstupe na event umiestnite jednoducho škatuľu alebo sklenené akvárium, ktoré bude slúžiť ako zberný box na vizitky hostí. Po evente tak budete mať prístup k novým kontaktom a aj prehľad, kto sa vášho eventu zúčastnil. Nezabudnite však na odovzdanie vizitiek vašich hostí vyzvať, napríklad prostredníctvom vyššie spomínaných hostesiek.

Pozvite médiá

Nezabudnite na svoj event pozvať aj médiá. Tie o vás napíšu do lokálnych novín, na ich portály a info o super akcii bude vonku. Ak budete podobné podujatie pripravovať nabudúce, vaše meno už bude rezonovať a ľahšie si na vás ľudia spomenú.

Vytvorte zázemie pre médiá

Príjemné miesto, prístup na internet a poznámkové bloky na ľudí z médií zapôsobia pozitívne a určite to prispeje ku kladnejšej odozve na vaše podujatie. Myslite na nich preto rovnako ako na svojich hostí.

Kontaktné osoby

Pre vaše podujatie určte zodpovedného človeka, ktorý sa bude venovať komunikácii s médiami, bezpečnostými zložkami či dodávateľmi. Kontaktná osoba je na evente nesmierne dôležitá a často sa vyžaduje jej vyjadrenie do médií.

Šatňa

Ak pripravujete podujatie vo vnútri a je upršané či chladné obdobie, myslite aj na šatňu. Hostia si potrebujú zložiť svoje kabáty, bundy či dáždniky. Zabezpečte aj šatniara, ktorý bude mať tento priestor na zodpovednosť. Vymyslite tiež spôsob, ako budete veci hostí označovať.

GDPR

Áno, naše obľúbené GDPR je všadeprítomné, preto ho majte na zreteli pri každom type eventu, aj keď ide len o pár ľudí. Pri jeho nedodržaní môžete prísť ako o dobré meno, tak o potenciálnych zákazníkov či partnerov. V dnešnej dobe je nespočetne veľa podkladov a školení na túto problematiku. Odporúčame sa zúčastniť pár z nich a zaujímať sa o GDPR v hlbšej miere.

Pozornosť pre hostí

Nič hostí nepoteší viac ako chutné jedlo a pitie. Majte však na pamäti aj pozornosť na domov. Hostia si tak váš event pripomenú aj po jeho ukončení. Ak to bude zároveň niečo využiteľné, poskytne vám to jednoduchý spôsob sebaprezentácie. Popremýšľajte nad diármi, perami, fľašou na vodu, sieťkou na potraviny alebo inými eko vychytávkami, ktorými pozdvihnete váš záujem o lepšiu planétu.

Značenie eventu

Nikdy nezabúdajte označiť všetko, čo sa len dá. Označte vchody, východy, toalety, šatne aj catering. Značiek nie je nikdy dosť, aj keď sa vám to môže zdať prehnané. Vaši hostia sa na danom mieste často pohybujú po prvýkrát, preto im môže prísť orientácia v novom priestore o niečo zložitejšia ako vám samotným.

Lístky, pečiatky alebo pásky… ?

Ľudia majú odjakživa potrebu niekam patriť, preto chcú vedieť, že sú súčasťou eventu aj oni. Jednoducho si dajte záležať na pozvánkach, lístkoch alebo využite pečiatku s logom vášho eventu. Ak budete mať na evente SBS službu, uľahčí to prácu aj týmto pánom. Budú vedieť, kto na event patrí a kto nie.

Potrebujem catering?

Ak chcete ľudí na evente udržať čo najdlhšie, budete k tomu potrebovať dobrý catering. Káva, čaj a minerálna voda proste nesmú chýbať. Ak k tomu pridáte pár obložených mís a šalátov, získate si nejednu blúdiacu eventovú dušu. Niektorí ľudia očakávajú na podujatí aj dobré jedlo a potrpia si na kvalite – preto si dajte záležať aj na výbere firmy, ktorá bude mať váš catering na starosti. To sa však týka eventov pod 100 ľudí. Ak plánujete masovú akciu, problematiku jedla a pitia poriadne premyslite a nekomplikujte si zbytočne život. Rozdajte im napríklad vouchre na jedlo a pitie. Zabezpečíte tak, že sa k jedlu dostane naozaj každý.

Bezpečnosť nadovšetko

Ak sa chystáte usporiadať event s väčším počtom ľudí, oplatí sa pre podujatie zabezpečiť sanitku. Tá bude aj s posádkou pristavená v areáli a v prípade akýchkoľvek problémov poskytne odbornú zdravotnú pomoc a následný prevoz do nemocnice. Ak tento bod zanedbáte, môžete sa ako usporiadateľ alebo organizátor ocitnúť v riadnej kaši.