Problematika event manažmentu je naozaj rozsiahla a keďže nikto nemá rád dlhé teórie, pripravili sme si pre vás jednoduchý checklist pre usporiadanie úspešného eventu. Dočítate sa ako postupovať, aby bol váš event úspešný a efektívny. Prezradíme vám ako si stanoviť cieľ, určiť cieľovú skupinu či pripraviť program eventu.

Určte si presný cieľ eventu

Prečo váš event vôbec chystáte, je ten najdôležitejší bod. To, či chcete účastníkov zabaviť, spoločne niečo osláviť, alebo má váš event skôr vzdelávací charakter, upresnite ešte pred jeho plánovaním. Ak event nemá presný cieľ, je jeho usporiadanie komplikované a zbytočné. Ak má váš event cieľov viacero, nebojte sa toho. Vytvorte pre jednotlivé ciele časové alebo priestorové ohraničenie. Prepojte napríklad zábavu s prednáškami a účastníci budú v diskusiách uvoľnenejší.

Organizačný tím je základ

Všetko ide ľahšie, ak máte okolo seba ľudí, ktorí sa pozerajú rovnakým smerom. Pri príprave eventu sa obklopte ľuďmi, ktorí sú zodpovední a svoje úlohy dotiahnu dokonca. Nenechajte nič na náhodu a každú maličkosť niekomu priraďte. Dobre pracujúci tím je v dnešnom biznise oveľa viac ako zanietený jednotlivec.

Stanovte si presný dátum a miesto konania

Nájdite pre svoj event ideálne priestory. Porozmýšľajte nad tým ako môžu vhodné priestory podčiarknuť tému, ktorej sa chystáte na vašom podujatí venovať. Nesústreďujte sa len na kongresové miestnosti a známe miesta, skúste pátrať po nezvyčajných priestoroch vo vašom okolí. Kreativite sa medze nekladú a pri výbere priestorov dvojnásobne. Myslite však na technologické zabezpečenie priestorov, napríklad prívod elektriny kvôli premietačke a podobne.

Pripravte pre svoj event namakaný branding

Dobrý branding so správnym cielením dokáže priviesť na podujatie tých správnych ľudí. Spolupracujte pri jeho tvorbe s profesionálmi a spoločne vytvorte brand, ktorý budete môcť využiť aj pri opakovaní eventu. Ak bude naozaj kvalitný, zanechá v účastníkoch silný odkaz, ktorý si zapamätajú.

Vypracujte podrobný plán – nezabudnite na rozpočet

Záleží aj na tom, koľko času vám na usporiadanie eventu zostáva, preto plánujte všetko dopredu a nenechávajte nič na náhodu. V pláne nezabudnite zaznačiť, kto má danú položku na starosti a taktiež deadline, kedy má byť daná vec definitívne vybavená. K jednotlivým položkám priraďujte taktiež konkrétnu maximálnu sumu peňazí, ktorú môžete z rozpočtu vyhradiť. Neustále rozpočet sledujte a aktualizujte si zostatok. Budete tak mať prehľad o tom, čo môžete do plánu pridať alebo naopak, na čo vám už rozpočet stačiť nebude.

Prideľte každému jeho úlohy

Dobré manažérske zručnosti sa pri usporadúvaní eventov naozaj zídu. Prerozdeľte úlohy tak, aby sa každý venoval jednej podstatnej a ďalším doplnkovým úlohám. Myslite aj na to, aby každý pracoval na úlohe, ktorá ho aspoň z časti baví a zaujíma. Ak máte v tíme človeka, ktorý sa vyzná v hudbe, nechajte ho zabezpečiť Dj-a. Nadšencovi dobrého jedla a reštaurácií priraďte na starosť catering. Nikdy do úloh pred ich splnením nevstupujte. Môže to vyvolať pocit nedôvery, počkajte, kým vás daná osoba nepožiada o pomoc. Dôverujte svojmu tímu, každý robíte veci možno inou cestou, ale v cieli sa určite stretnete.

Stanovte si cieľovú skupinu

Upresnite si, kto je na evente vašou cieľovou skupinu a prispôsobte tomu celý plán. Ak sú vašou cieľovkou ženy, zjemnite farby, prístup a podávajte niečo zdravé. Ak sú to naopak muži, vyberte chladnejšie priestory s nádychom industriálu a dobré pivo.

Dajte o svojom evente vedieť

Povedzte o ňom všade. Využite online ale aj offline sféru. Vytvorte udalosť na Facebooku, zaveste to na váš Instagram, povedzte o tom svojim kamarátom a pozvite ich aj so svojimi známymi zadarmo. Nielen, že si utvrdíte kamarátske vzťahy, ale o evente sa dozvedia aj ich priatelia, priatelia ich priateľov,… Na tento bod sa častokrát zabúda. Usporiadatelia vložia kopec energie do príprav a organizácie, no napriek tomu je účasť stále nízka. Využite na zviditeľnenie svojho eventu mikro influencerov alebo prednášajúcich hostí, ktorí sú v danej sfére známymi.

Pripravte program eventu

Striktné programy s časovým harmonogramom sú už pasé, ale nikdy nezabúdajte event časovo koordinovať. Ak to neurobíte, môže sa vám ľahko stať, že sa určitá časť eventu zbytočne pretiahne na úkor tých nasledujúcich. Podrobný program a zručný moderátor dokážu na evente navodiť pohodovú atmosféru a zbezpečiť ľahkú koordináciu účastníkov.

Sponzori a partneri

Získajte pre svoj event kvalitných sponzorov. Na oplátku im na evente vyčleňte priestor pre ich propagáciu. Môžete sa dohodnúť napríklad na darčekovýh balíčkoch pre hostí, kde nenápadne umiestnite ich produkt alebo logo.

Veríme, že vám naše tipy pomohli a že sa pustíte do plánovania vášho eventu ešte dnes. V prípade akýchkoľvek otázok nás neváhajte kontaktovať! Radi budeme súčasťou príprav vášho skvelého podujatia.